ERP Geçiş Checklist

Bu kontrol listesi; ERP değişimi, yeni sistem kurulumu veya mevcut ERP modernizasyonu yapan ekipler için hazırlanmıştır. Maddeleri işaretledikçe ilerleme oranınız güncellenir. İsterseniz listeyi PDF olarak da indirebilirsiniz.

1. Ön Analiz ve Proje Hazırlığı

Mevcut yapıyı anlamadan ERP geçişine başlamak, sonraki tüm adımlarda risk yaratır.

Mevcut ERP sistemi ve kullanılan modüller analiz edildiSatış, stok, muhasebe, üretim, satın alma, bordro gibi modüller tek tek çıkarıldı. Departman bazlı süreç akışları dokümante edildiHer birimin mevcut iş yapış şekli ve ekran bağımlılıkları yazıldı. Mevcut rapor ve dashboard ihtiyacı listelendiYönetim raporları, operasyon raporları ve manuel Excel çıktıları toplandı. Kritik kullanıcılar ve süreç sahipleri belirlendiKarar vericiler, ana kullanıcılar ve proje sponsorları netleştirildi. Geçiş hedefi ve proje kapsamı yazılı hale getirildiBu proje neden yapılıyor, hangi problemleri çözecek soruları cevaplandı. Başarı kriterleri ve KPI’lar tanımlandıGeçiş sonrası ölçülecek teslimat, hız, doğruluk, verimlilik metrikleri belirlendi.

2. Veri Hazırlığı ve Temizleme

ERP geçiş projelerinde en çok zaman alan ve en kritik bölüm veri hazırlığıdır.

Ana veri listeleri çıkarıldıCari kartlar, ürünler, depolar, personel, tedarikçiler ve sabit tanımlar ayrıştırıldı. Mükerrer kayıtlar tespit edildi ve temizlendiÇift müşteri, çift ürün veya bozuk tanım kayıtları ayıklandı. Eksik zorunlu alanlar tamamlandıKod, vergi no, birim, grup, durum alanları gibi kritik alanlar dolduruldu. Eski ve pasif kayıtlar arşivlenme kararı ile ayrıldıTaşınacak veri ile taşınmayacak veri net şekilde ayrıştırıldı. Yeni ERP veri alanlarına mapping hazırlandıEski sistem alanları ile yeni sistem alanları eşleştirildi. Test veri seti hazırlandıKüçük ama anlamlı örnek veriyle ilk geçiş denemesi için set oluşturuldu. Geçmiş hareket verileri için taşıma kararı verildiSadece açılış bakiyeleri mi yoksa geçmiş yıllar da mı taşınacak netleştirildi.

3. Sistem Kurulum ve Altyapı

Teknik hazırlık eksikse canlıya geçişte performans ve erişim problemleri yaşanır.

Test ortamı kurulduİlk denemeler için ayrı ve güvenli bir test ortamı hazırlandı. Canlı ortam kurulum planı yapıldıSunucu, veritabanı, yedekleme ve erişim yapısı belirlendi. Kullanıcı ve rol yapısı tanımlandıHangi kullanıcı hangi modüle ve hangi yetkiyle erişecek planlandı. Lisans ve modül aktivasyonları doğrulandıCanlıya geçiş öncesi lisans eksikleri temizlendi. Yedekleme ve geri dönüş planı hazırlandıGeçiş başarısız olursa eski duruma dönme senaryosu yazıldı. Performans ve kapasite ihtiyacı kontrol edildiEşzamanlı kullanıcı ve veri hacmine göre altyapı yeterliliği incelendi.

4. Entegrasyon ve Bağlantılar

ERP tek başına çalışmaz; diğer sistemlerle doğru entegrasyon planı gerekir.

Harici sistemler listelendiE-ticaret, WMS, MES, muhasebe, e-fatura, CRM ve banka bağlantıları çıkarıldı. API veya dosya entegrasyon gereksinimleri dokümante edildiVeri giriş/çıkış frekansları ve veri sahipliği yazıldı. Entegrasyon test senaryoları hazırlandıBaşarılı / başarısız veri akışı örnekleri üzerinden test planı yapıldı. Kimlik doğrulama ve erişim bilgileri doğrulandıAPI key, kullanıcı, parola ve izin gereksinimleri tamamlandı. Entegrasyon log takibi planlandıHatalı veri akışlarını izlemek için loglama yöntemi belirlendi.

5. Test Süreci

Test yapılmadan canlıya çıkmak, üretim ortamında hata aramak anlamına gelir.

Fonksiyonel test senaryoları yazıldıSatış, stok, üretim, satın alma ve finans süreçleri tek tek test edildi. Veri doğrulama testleri yapıldıEski ve yeni sistem arasında tutarlılık kontrolü sağlandı. Rapor ve dashboard testleri tamamlandıKritik çıktıların ve KPI ekranlarının doğruluğu kontrol edildi. Kullanıcı kabul testi (UAT) yapıldıAna kullanıcılar gerçek süreçler üzerinde sistemi denedi. Test bulguları ve açık aksiyonlar kapatıldıHata listesi çıkarıldı ve kapanış onayı alındı.

6. Eğitim ve Dokümantasyon

Kullanıcı eğitimi zayıfsa en iyi ERP bile sahada başarısız görünür.

Departman bazlı eğitim planı oluşturulduSatış, depo, muhasebe, üretim gibi ekipler için ayrı plan yapıldı. Kullanım kılavuzları ve kısa eğitim notları hazırlandıSık yapılan işlemler için kullanıcı dostu doküman üretildi. Ana kullanıcı eğitimleri tamamlandıİlk seviye destek verecek kullanıcılar derin eğitim aldı. SSS ve hata çözüm notları hazırlandıGeçiş sonrası ilk hafta için hızlı cevap rehberi oluşturuldu.

7. Canlıya Geçiş (Go-Live)

Canlıya geçiş anı, tüm planın en görünür ve en riskli kısmıdır.

Cutover planı yazılı hale getirildiSaat saat ne yapılacağı, kimlerin sorumlu olduğu belirlendi. Final veri taşıma tarihi netleştirildiEski sistem kapanış ve yeni sistem açılış anı planlandı. Eski sistem read-only veya erişim kısıtlı moda alındıGeçiş sonrası veri çakışmasını önlemek için eski sistem kontrol edildi. İlk gün destek ekibi hazırlandıCanlı kullanım sırasında hızlı müdahale edecek ekip belirlendi. Canlı kontrol raporları ilk gün çalıştırıldıFatura, stok, sipariş, bakiye ve temel operasyonlar ilk saatlerde kontrol edildi.

8. Geçiş Sonrası İzleme ve İyileştirme

Go-live bir son değil; asıl verimlilik takibi sonrasında başlar.

İlk hafta kullanıcı geri bildirimleri toplandıSahadaki aksaklıklar ve eğitim ihtiyaçları izlendi. Performans ve hata logları incelendiSistem cevap süreleri ve entegrasyon hataları takip edildi. İlk KPI sonuçları ölçüldüGeçişin gerçekten fayda üretip üretmediği kontrol edildi. İyileştirme backlog’u oluşturulduİkinci faz geliştirmeler ve kullanıcı talepleri listelendi. Proje kapanış değerlendirmesi yapıldıÖğrenilen dersler ve tekrar kullanılacak proje notları çıkarıldı.

Not: Bu checklist genel ERP geçiş projeleri için hazırlanmıştır. Kurumunuzun sektörü, veri hacmi, entegrasyon yapısı ve ERP kapsamına göre ilave maddeler gerekebilir.